About Minutes of Meeting (MoM)

Kenapa Minutes of Meeting atau MoM diperlukan?

  • MoM yg baik akan memberi tahu apa yang telah diputuskan dan apa yang kita butuhkan untuk penyelesaian isu dan pada tanggal berapa diharapkan isu terkait mendapatkan resolusinya
  • Mereka menangkap informasi penting dari sebuah pertemuan juga keputusan2 yg diambil (dari konflik, problems, argumentasi) dan tindakan2 yg dibuat serta orang2 yg diberitugas thd aksi2 terkait.
  • MoM membuat peserta tetap di jalur dengan mengingatkan mereka tentang peran mereka dalam sebuah proyek dan secara jelas mendefinisikan apa yang terjadi dalam sesi.
  • MoM bukan rekaman utuh dari pertemuan, namun harus bisa menangkap esensi dari pertemuan dan lebih baik result-oriented (fokus pada hasil) ketimbang fokus pada detil.
  • Digunakan sebagai bahan2 dasar untuk pertemuan di masa depan yang berkaitan dengan topik yang sama
  • Digunakan sebagai referensi jika muncul konflik/perbedaan pendapat saat projek sedang/sudah berjalan
  • Jika tidak ada MoM, maka tugas penting akan dilupakan atau tidak tercapai pada tanggal jatuh tempo.

Jika Anda tidak membuat MoM, Anda akan menemukan situasi dimana peserta meeting memiliki ingatan yang berbeda satu sama lain. Mereka juga mungkin memiliki gagasan berbeda tentang apa yang disepakati. Dengan MoM untuk dirujuk, semua orang akan punya satu pegangan jelas

Jenis-jenis isu dalam meeting

Dengan mengkategorikan jenis-jenis isu dalam meeting, maka diharapkan siapapun yang membaca MoM (bahkan orang yang tidak mengikuti meeting terkait) akan memiliki pemahaman yang sama/similar pada isu yang sama dalam waktu sesingkat mungkin.

Beberapa jenis isu seperti di bawah ini (tidak terbatas pada):

  • INFO
  • IDEA
  • TODO
  • DECISION
  • DONE
  • AGENDA

Apa itu INFO?

  • Fakta2 baik yg diberikan atau hasil dari pemahaman tentang satu atau lebih hal.
  • Apa2 yg disampaikan atau direpresentasikan (dengan pengaturan/urutan tertentu)
  • Data
  • Jawaban dari pertanyaan2 tertentu (data dan knowledge)
  • Sesuatu yang bisa meningkatkan pemahaman/pengertian dan menurunkan ketidakpastian

Apa itu IDEA?

  • Sebuah pemikiran atau saran mengenai kemungkinan tindakan.
  • Sebuah pemikiran atau kumpulan pemikiran juga dapat dibuat secara tidak sengaja.
  • Kesan atau gagasan yang mencoba menggambarkan ruang lingkup atau garis besar yang menyeluruh.
  • Pendapat atau keyakinan.
  • Pengertian yang ada di dalam pikiran sebagai hasil dari pemahaman mental, kesadaran, atau aktivitas.
  • Persamaan/perbedaan IDEA dan INFO:
    – persamaan mereka adalah sama2 memberikan pernyataan2 (statement) yang memiliki potensi untuk mencerahkan pendengar, mengurangi keraguan, memberikan pengetahuan baru.
    – perbedaan mereka adalah INFO adalah pernyataan yang bukan merupakan bagian dari resolusi namun fakta2 yg diungkap saat meeting, bisa jadi ttg kondisi existing dari system yg ada, atau informasi ttg project lainnya. sementara IDEA merupakan pernyataan yang merupakan usulan, biasanya merupakan bagian dari resolusi untuk mengatasi isu/potensi masalaah/konflik yang dihadapi, usulan penggunaan produk tertentu dg dasar tertentu atau usulan terkait project lainnya

Apa itu TODO?

  • Hal2 (atau langkah2 atau prosedur2) yg perlu dilakukan (diambil) terkait situasi tertentu
  • Peristiwa, tugas, aktivitas, atau tindakan terdokumentasi yang perlu dilakukan.
  • Selama diskusi ditemukan bahwa beberapa jenis tindakan diperlukan.
  • Tindakan yang diperlukan kemudian didokumentasikan sebagai pokok tindakan dan biasanya ditugaskan kepada seseorang,
  • Orang yang ditugaskan untuk tindakan tersebut kemudian berkewajiban untuk melakukan tindakan
  • Pokok2 tindakan biasanya didokumentasikan dalam MoM dan dicatat dalam daftar tugas

Apa itu AGENDA?

  • Secara definisi, agenda adalah urutan dari pokok2 yang akan dibahas dalam pertemuan formal.
  • Masalah apapun yang tidak dapat diselesaikan oleh pertemuan terkait dan dijadwalkan untuk pertemuan lain
  • Masalah apapun yang sebenarnya sudah selesai dan lengkap tetapi belum bisa dipublikasikan
  • Pertemuan selanjutnya

Apa itu DECISION?

  • Sebuah kesimpulan atau resolusi yang tercapai setelah melewati pertimbangan2 tertentu
  • Tindakan atau proses untuk memutuskan sesuatu isu atau mendapatkan resolusi atas suatu pertanyaan/keraguan
  • Tindakan atau proses untuk memutuskan; menentukan kepastian atas satu/lain hal
  • Satu Pilihan yang seseorang buat setelah memikirkan beberapa kemungkinan2
  • Menghasilkan sebuah keputusan final, yang bisa jadi akan diikuti aksi atau malah tidak ada aksi

Apa itu DONE?

  • Hal-hal yang sebenarnya telah dikerjakan dan diselesaikan oleh seseorang/kelompok meski awalnya akan menjadi salah satu topik agenda pertemuan
  • Perbedaan/persamaan tipe DECISION dg DONE dalam meeting:
    • Persamaan mereka adalah, keduanya sudah diputuskan (final state)
    • Pada tipe Decision akan ada semacam perselisihan, debat, diskusi, negosiasi, dll sebelumnya sebelum ada putusan, mungkin juga ada bbrp pilihan/alternative yang akhirnya mencapai conclusion atau kesimpulan dg reasoning (alasan, justifikasi) dan diputuskan untuk dilaksanakan/tidak
    • Sementara Done tidak ada perselisihan, dan bisa saja sepihak diputuskannya atau malah sudah selesai sebelum meeting dijalankan (meski awalnya diagendakan)

 

2018-08-01T09:35:02+00:00

Contact Info

Crown Palace Blok C 11
Jl. Prof. Dr. Soepomo No. 231
Tebet - Jakarta Selatan
Indonesia

Phone: (021) 83787428

Web: www.jabetto.com