Lebih dari 100  juta Orang saat ini sudah menggunakan Kolaborasi Email, Zimbra. Tentu saja hal ini bukanlah sekedar sebuah trend yang membuat orang secara massif memilih sesuatu untuk diikuti.  “Tidak Kenal Maka Tidak Sayang”, begitu kata pepatah. Sebuah solusi akan dipercayai bila sudah terbukti mampu memberikan hasil seperti yang diharapkan. Begitu juga dengan Zimbra. Sebuah Prove of Concept (POC) pada akhirnya dibutuhkan untuk memberikan gambaran yang nyata dan jelas mengenai solusi yang dibutuhkan. Berikut ini sedikit ulasan mengenai perkembangan email zimbra di Indonesia dengan melihat fungsi dan manfaatnya bagi para penggunanya.

“Zimbra telah meningkatkan komunikasi secara keseluruhan bagi para pengguna email kami”, tutur Bapak Ir. Agus Cahyono Adi, M.T, Head of Data and Information Technology Center, di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, Republik Indonesia.  Didalam sebuah instansi dengan jumlah karyawan yang cukup besar, masalah komunikasi tentu dapat menjadi isu yang krusial dan menjadi gap yang cukup fatal apabila kebutuhan akan sebuah tools komunikasi yang handal  tidak tersedia.

Menurut catatan APJII (Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia), pada polling yang dilakukan periode April-Maret 2019, pengguna internet di Indonesia telah menembus angka 171 juta pengguna, dengan jumlah pengguna email yang mencapai lebih dari 130 juta orang. Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan sebuah media komunikasi yang handal tetap menjadi kebutuhan utama bagi para pengguna internet tersebut.  Dan Penyediaan jasa email gratis sampai saat ini masih menjadi primadona yang tidak terbantahkan.  Siapa yang tidak mau mendapatkan layanan gratis.

Untuk keperluan personal, penggunaan email gratis menjadi sebuah pilihan yang menguntungkan.  Tanpa harus mengeluarkan biaya apapun, kita dapat berkomunikasi dengan mudah dan lancar.  Cara membuat email gratisan-pun tergolong mudah. Tanpa belajar apapun, seorang pengguna internet dapat membuat sebuah akun email gratis dengan mudah dan instan. Akan tetapi untuk kebutuhan bisnis dan yang menyangkut masalah tugas dan kedinasan seseorang pada sebuah perusahaan atau instansi pemerintah, penggunaan email gratis dapat menjadi ancaman serius, tidak saja bagi penggunanya akan tetapi juga secara korporasi.

Berikut ini merupakan 6 alasan mengapa sebaiknya tidak menggunakan email gratis untuk bisnis dan kegiatan resmi lainnya :

  1. Fleksibilitas ,Apabila kita menggunakan alamat email gratis, pasti fleksibilitasnya kurang karena fitur yang dibatasi. Email resmi lebih mampu memberikan kejelasan kepada pelanggan yang ingin berkomunikasi,
  2. Kredibiltas, Kita bisa bandingkan misalnya menerima dua kartu nama bisnis. Kartu nama pertama berisikan alamat emai business@freemail.com, sedangkan kartu nama kedua berisikan alamat email yourname@businessname.com. Kita dapat menilai mana yang memiliki kredibilitas lebih tinggi.  Sebuah perusahaan yang hanya menggunakan email gratis, apakah layak untuk bekerjasama dengan bisnis kita. Sebuah alamat email dapat membuat efek signifikan secara tidak langsung dengan membangun persepsi yang tak terukur. 
  3. Sulit untuk diingat, Jika bisnis kita ingin cepat diingat oleh orang lain, kita dapat memanfaatkan email yang memiliki nama domain dari perusahaan kita bukan. Dan secara tidak langsung, orang akan lebih mudah mengingat nama bisnis saat menerima alamat email kita.
  4. Kontrol, Email gratis memiliki kontrol yang kurang. Apabila kita memiliki karyawan, kita dapat membuat alamat email untuk masing-masing karyawan yang telah bergabung dengan perusahaan. Email gratis  kurang mengontrol hal ini.
  5. Spam, Sudah menjadi resiko menggunakan email gratis akan sering mendapatkan email spam yang tidak jelas dan tidak dapat diprediksi. Kita akan sulit mengantisipasi soal ini. Spam merupakan sebuah keniscayaan, email dengan platfrom apapun pasti bisa saja terserang spam. Akan tetapi pada saat kita menggunakan email resmi, spam akan jauh lebih mudah diantisipasi, dikontrol dan diatasi.
  6. Tidak profesional, Berinvestasi merupakan sebuah gambaran umum yang jelas bagi bonafiditas perusahaan. Dengan berinvestasi penggunaan email profesional untuk bisnis, maka kita telah menunjukkan bahwa perusahaan kita bersedia untuk tetap up-to-date mengikuti teknologi, lebih aman dan tentunya lebih profesional.

Sedangkan manfaat menggunakan email resmi, antara lain :

  1. Untuk berbagai keperluan khusus instansi terkait
  2. Kontrol yang mudah
  3. Backup dan Arsip
  4. Privasi terjamin dan bebas iklan
  5. Branding
  6. Mengurangi resiko ditandai sebagai spam
  7. Pengakuan terhadap anggota tim
  8. Kepercayaan meningkat

Zimbra kolaborasi menyediakan banyak varian untuk dipilih, menyesuaikan dengan kondisi pihak para penggunanya. Baik dari sisi harganya (Network Ed dan ZSC), model kepemilikannya (Perpetual dan Annual), dari sisi fitur (Profesional dan Standard), semuanya disediakan untuk kemudahan penggunanya didalam menentukan pilihan yang paling tepat bagi perusahaannya.

Sebenarnya sejak 1 Januari 2014, seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS) di tanah air untuk utusan kedinasan sudah diwajibkan untuk memanfaatkan media surat elektronik (email), sebagaimana amanat Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 dalam upaya percepatan reformasi birokrasi.

Melalui Surat Edaran Nomor 06 Tahun 2013 tertanggal 27 Mei 2013, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) meminta, setiap PNS agar menggunaan alamat email resmi pemerintah, masing-masing menggunakan alamat dengan nama instansi masing-masing.

Saat ini seluruh instansi pemerintah telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Namun demikian, cukup banyak ditemukan pegawai/pejabat yang menggunakan email non pemerintah sebagai alat komunikan persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan, termasuk yang dimiliki oleh pihak asing. Tentu saja hal Ini berisiko dan tidak aman dalam konteks kerahasiaan data dan informasi negara.

Oleh Karena itu, pemerintah memandang perlu  diupayakan suatu langkah strategis dengan menyediakan email resmi  sebagai alat komumikasi persuratan elektronik kegiatan kedinasan yang diberikan bagi PNS di seluruh Indonesia.

Di Indonesia pengguna Zimbra telah mencapai jumlah yang cukup signifikan. Banyak instansi pemerintah dan perusahaan yang telah menggunakan Zimbra. Hal ini dapat terjadi karena telah terbangunnya kesadaran akan manfaat, adanya keinginan untuk membangun bisnis untuk lebih efektif dan sebuah upaya untuk mencapai tingkat optimal bagi perkembangan bisnis di masing-masing perusahaan.

Beberapa kementerian di Indonesia telah menggunakan Zimbra, instansi lain yang telah menggunakan juga telah menggunakan Zimbra antara lain dari sektor Perbankan, Industri, termasuk beberapa perusahaan BUMN didalamnya.

Email Zimbra di IndonesiaDengan fitur yang cukup lengkap, Total Cost Ownership yang jauh lebih rendah, dan mampu memenuhi semua kebutuhan yang ada, dapat menjadi alasan yang cukup kuat untuk dipilih oleh para penggunanya dan pastinya dapat menjadi referensi bagi pihak-pihak tertentu, baik perusahaan maupun instansi pemerintah yang saat ini masih menggunakan layanan email gratis yang tidak resmi. Demikian informasi mengenai perkembangan email zimbra di Indonesia. Mudah-mudahan dapat memberikan gambaran mengenai kehandalannya didalam memenuhi kebutuhan akan sebuah tools komunikasi bagi para penggunanya.

——

Artikel lain :