Email bisa menjadi alat yang luar biasa jika digunakan dengan benar. Anda mungkin lebih sering menggunakan email sebagai saluran komunikasi di tempat kerja sekarang karena semakin banyak karyawan yang bekerja dari jarak jauh, tetapi penting untuk mempertimbangkan batasannya dan tidak membebani mailbox karyawan Anda.

Email biasanya merupakan bentuk komunikasi satu arah—artinya tidak memungkinkan pertukaran ide secara langsung seperti panggilan telepon, tatap muka, atau pertemuan virtual online. Selain menggunakan email sebagai alat logistik dan koordinasi proyek, email ini paling baik digunakan sebagai tindak lanjut rapat untuk merekap konsep, kesepakatan, dan mendapatkan keselarasan antar kelompok.

Seperti semua komunikasi, email harus direncanakan dan dipertimbangkan untuk mendapatkan tindakan yang Anda inginkan. Perkiraan menunjukkan bahwa akan ada 319,6 miliar email yang dikirim dan diterima secara global setiap hari pada tahun 2021. Jika kita menggunakannya lebih sering, mungkin akan semakin baik dalam menggunakannya.

Email paling efektif digunakan untuk :

  • Memberikan informasi terarah, penting, dan tepat waktu

  • Membagikan informasi dan data terperinci

  • Memastikan ada catatan komunikasi Anda

  • Mengarahkan penerima ke sumber online untuk informasi lebih lanjut

  • Memberikan pembaruan status singkat

 

Gunakan Email Untuk :

Jangan Gunakan Email Untuk :

Memberikan satu atau beberapa audiens pembaruan status singkat di badan pesan

Memberikan berita/informasi buruk dan negatif

Menyampaikan pesan atau informasi yang lebih panjang sebagai lampiran ke penerima yang Anda tuju

Memberikan informasi atau instruksi yang kompleks atau panjang

Memberikan informasi tepat waktu secara konsisten kepada penerima

Ketika penerima layak mendapat kesempatan untuk memberikan umpan balik atau tanggapan segera

Meminta penerima untuk melihat konten berbasis web atau konten lain yang dilampirkan

Ketika mungkin ada nuansa atau konteks yang tidak dapat dipahami dengan kata-kata tertulis;

Tips dan Praktik Terbaik untuk Email:

  • Jadikan baris subjek relevan dan bermakna

  • Buat pesan tetap fokus, mudah dibaca dan singkat

  • Jangan memasukkan apa pun ke dalam email yang Anda tidak ingin disiarkan secara publik

  • Tunjukkan jika Anda membutuhkan tanggapan dan berikan waktu (apa dan kapan)

  • Jika dibutuhkan lebih dari 2 – 3 email untuk menutup topik, buatlah percakapan suara-ke-suara (kemungkinan terlalu rumit untuk sebuah email)

  • Sebelum Anda mengirim email, buka lampiran Anda untuk memastikan Anda telah melampirkan dokumen yang benar

  • Baca ulang email Anda sebelum Anda mengirimnya untuk memeriksa kejelasan dan relevansi—jika tidak mudah dicerna, lakukan pengeditan yang diperlukan atau pertimbangkan untuk menelepon atau menjadwalkan rapat sebagai gantinya

Penyalahgunaan Email dan Kebiasaan Buruk :

  • Memilih email sebagai metode komunikasi yang salah – ini adalah salah satu penyebab terbesar dari kelebihan email. Pastikan Anda menggunakan saluran terbaik untuk pesan Anda dengan bantuan panduan ini yang mencakup praktik terbaik dari 21 saluran komunikasi.

  • Email yang ditulis dengan buruk – tulis pesan Anda sehingga sederhana, jelas, dan to the point.

  • Mengirim informasi yang tidak relevan – ini adalah penyebab besar lain dari kelebihan email. Pikirkan tentang audiens Anda sebelum Anda menekan tombol kirim – apakah informasi dalam email Anda relevan dengan mereka? Jika tidak, tinggalkan mereka.

  • Terlibat terlalu banyak bolak-balik ketika panggilan telepon akan menyelesaikan masalah – email terkadang tidak menjadi sarana yang tepat. Dalam kasus tersebut, jangan takut untuk mengangkat telepon untuk menyelesaikan percakapan dengan cara yang lebih efisien.

  • Bersembunyi di balik email untuk percakapan yang sulit – rasanya sangat mudah untuk menghindari percakapan yang sulit dengan mengirim email, tetapi penelitian menunjukkan bahwa konflik meningkat lebih cepat dan berlangsung lebih lama melalui email. Sebaliknya, angkat telepon atau jadwalkan rapat.

  • Tidak ada ajakan bertindak – pastikan Anda menjelaskan alasan email tersebut dan apa yang Anda ingin penerima lakukan sebagai akibatnya.

  • Menggunakan “balas semua” dengan tidak benar – jika semua orang di rantai tidak perlu melihat respons Anda, mengapa mengisi kotak masuk mereka?

  • CC yang tidak perlu – tujuan CC harus digunakan sebagai FYI, bukan untuk mengambil tindakan. CC manajer Anda saat Anda ingin dia tahu bahwa Anda telah mengambil tindakan.

Bagaimana Anda bisa menggunakan email dengan lebih efektif dan lebih baik ?

Jika anda perlu berdiskusi tentang email atau sedang mencari solusi-solusi terbaik, Jangan ragu untuk menghubungi kami pada kesempatan pertama.

(dari berbagai sumber)

Baca juga : Perbandingan fiture platform M Daemon dengan Zimbra

Baca juga : Success Story Beberapa Klien Kami

Baca juga : Spesifikasi Teknis Zimbra

 

Untuk pertanyaan atau penawaran terkait Zimbra silahkan menghubungi atau chat melalui fasilitas yang kami sediakan