(Lanjutan) Tips Sederhana Untuk Komunikasi Email yang Efektif Di Dalam & Di Luar Tempat Kerja

Berikut ini lanjutan artikel “Tips Sederhana Untuk Komunikasi Email yang Efektif Di Dalam & Di Luar Tempat Kerja”

#3 Kiat Email: Tulis Baris Subjek yang Jelas

Baris subjek (SL=Subject Line) dianggap sebagai elemen terpenting kedua (47%) didalam membangun email yang dapat diklik, ini jauh lebih penting daripada baris pertama pesan (14%) dan penawaran itu sendiri (26%)

Berdasarkan survey CMB (Sebuah Perusahaan Riset Pasar 50 Teratas di US), alasan penerima email (consumers, dll) membuka Email adalah :

Dan menurut Anda mengapa demikian?

Mari kita lihat beberapa statistik. Diperkirakan jumlah harian email bisnis yang diterima dan dikirim adalah 124,5 miliar, dan rata-rata pekerja kantor menerima 120 email sehari

Kesimpulan? Dari ratusan email yang membanjiri kotak surat penerima setiap hari, hanya sedikit yang benar-benar akan dibuka dan dikonsumsi – yang baris subjeknya langsung menarik perhatian pembaca.

Cara Menulis Baris Subjek yang Baik

Beberapa panduan untuk menulis baris subjek email yang dapat diklik telah dicantumkan di bawah ini.

Baris Subjek (SL) Ideal :

#4 Tip Email: Ingat tentang Pemformatan

Menulis salinan yang menarik hanya satu hal. Memformat adalah hal lain.

Saat Anda melihat dinding besar berisi teks tanpa gangguan, satu-satunya hal yang muncul di benak Anda adalah… BANTUAN?

Contoh :

Ya, tidak ada yang akan membaca pesan dengan begitu banyak teks “padat” di dalamnya.

Cara Menulis Email yang Baik:

Saat menulis email, memamerkan keterampilan menulis Anda yang hebat tidak cukup. Anda perlu mengaktifkan indra keenam Anda – estetika – dan mencoba membuat email yang terstruktur dengan baik dengan:

memisahkan teks menjadi dua atau tiga kalimat paragraf panjang, menggarisbawahi informasi penting (dengan huruf miring atau tebal) agar menonjol, memilih ukuran font yang tepat (mis. 11/12), memilih gaya font yang tepat (mis. Arial, TimesNewRoman, Calibri), menggunakan spasi setelah salam, paragraf isi, salam.

Tip Email #5: Koreksi dan Periksa

Sebelum Anda memutuskan untuk mengklik tombol “kirim”, selalu ingat untuk memeriksa ulang dan mengoreksi teks untuk kesalahan yang lebih kecil – kesalahan ejaan dan tata bahasa, atau yang lebih besar, seperti menyapa orang yang tepat.

Untuk memberikan sentuhan gaya dan tata bahasa akhir pada teks, Anda dapat menyalin dan menempelkan pesan ke dalam pengolah kata (Word, Google Documents, atau Pages) yang akan mendeteksi kesalahan ini secara instan, atau menginstal program penulisan seperti Grammarly yang akan memperbaikinya untuk Anda .

Juga, pastikan bahwa Anda:

• • tidak salah mengeja nama/marga (terutama jika penerima adalah orang asing),

• • menyapa mereka dengan gelar yang sesuai (mis. Bapak/Ibu, Dr/Prof),

• • menandatangani email dengan nama dan nama keluarga Anda,

• • melampirkan file kerja,

• • termasuk penerima alamat email yang benar

#6 Tip Email: Gunakan “Bcc” daripada “Cc”

Mengirim email ke penerima yang salah adalah salah satu kesalahan paling umum dalam komunikasi email. Mengungkapkan alamat email mereka adalah hal lain.

Saat Anda mengirim email massal ke lebih dari seratus orang, wajar jika Anda tidak menyalin teks untuk mengirim pesan ini satu per satu ke setiap karyawan di sebuah perusahaan. Anda lebih suka menggunakan salinan Bcc atau Cc.

Meskipun bagian Cc (carbon copy) dan Bcc (blind carbon copy) terdengar mirip, mereka tidak sama.

Bidang Bcc dan Cc digunakan untuk menyertakan orang dalam korespondensi email, namun, mereka tidak diharuskan untuk menanggapinya atau mengambil tindakan apa pun setelah menerima pesan. Mereka ditambahkan ke kontak untuk tetap terhubung.

Namun, dalam kasus copy karbon, penerima dapat melihat alamat email dari mereka yang juga dikirimi email, dan dalam kasus blind carbon copy, nama-nama ini tetap rahasia.

Mengapa itu penting?

Karena dalam beberapa kasus mengungkapkan data pribadi penerima (nama, nama keluarga, alamat email) tanpa persetujuan mereka dapat dianggap sebagai pelanggaran.

#7 Tip Email: Pilih Nama Lampiran dengan Bijak

Lampiran rumit. Email masih menjadi sarana pengiriman malware nomor satu, yang berarti semua dokumen email yang dikirim dari kotak masuk seseorang dapat menanggung risiko menginfeksi perangkat elektronik penerima.

Inilah sebabnya mengapa semakin banyak platform email menggunakan program penyaringan spam yang digunakan untuk mendeteksi email yang tidak diminta dan tidak diinginkan untuk memeriksa konten pesan dan menentukan apakah mereka berbahaya. Karena jika ya, mereka akan langsung masuk ke spam.

Namun, ada kasus pesan email “sehat” yang salah diklasifikasikan sebagai spam sebagai akibat dari alamat email yang mencurigakan atau nama lampiran file.

Saat memilih nama untuk lampiran email Anda, selalu ingat bahwa mereka harus terlihat valid dan jangan meragukan integritasnya seperti ini:

Jadi, apa yang salah dengan contoh-contoh di atas?

Pertama dan terpenting, nama file terlampir harus sesuai dengan pesan email secara keseluruhan (jadi ketika Anda mengirim undangan, dokumen yang disertakan dalam email Anda harus menunjukkan undangan yang sebenarnya dan bukan gambar kucing) dan konten lampiran file.

Oleh karena itu, memberi nama lampiran dengan huruf, kata, atau angka yang dipilih secara acak tidak masuk akal.

Juga, cobalah untuk mengurangi jumlah karakter khusus dan tanda baca yang digunakan dalam nama file. Faktanya, tidak satu pun dari simbol yang disebutkan sebelumnya harus disertakan dalam korespondensi email bisnis.

Terakhir, jangan berlebihan dengan panjang nama – itu harus pendek, relevan, dan to the point. Tetap berpegang pada aturan dua puluh lima karakter.

Korespondensi Email: Point Utama

Apakah Anda memiliki percakapan email bisnis atau kasual, Anda harus selalu menyadari etiket email. Jika tidak, pesan yang ingin Anda komunikasikan akan mengalahkan tujuan dan tidak pernah sampai ke kotak masuk email seseorang.

(dari berbagai sumber)

Baca juga : Perbandingan fiture platform M Daemon dengan Zimbra

Baca juga : Success Story Beberapa Klien Kami

Baca juga : Spesifikasi Teknis Zimbra

Untuk pertanyaan atau penawaran terkait Zimbra silahkan menghubungi atau chat melalui fasilitas yang kami sediakan